Как быстро и эффективно закрыть вакансию

Быстрое закрытие вакансии обеспечивает стабильность работы компании. Долго пустующая должность – это перегрузка и выгорание команды, финансовые потери, упущенные возможности. Понимание проблемы и её последствий помогут улучшить процесс подбора персонала, сделать его эффективнее и быстрее. Эта статья о том, почему вакансии долго остаются открытыми и как их быстро закрыть.

Почему вакансии долгого остаются открытыми

1. Несоответствие возможностей компании с запросами соискателей. Каждая организация стремится привлечь лучших сотрудников с высоким техническим и интеллектуальным потенциалом. Однако профессионалы высокого уровня знают себе цену и тоже выбирают. Если компания не в состоянии предложить высокую заработную плату, гибкие условия работы,удовлетворить иные запросы, откликов на вакансию она не получит. К негативным факторам также относятся:
   • невнятность сути проекта;
   • плохое (непонятное) описание, чего именно ждут от соискателя.
2. Слабый бренд. Если компания славится нелицеприятными историями, негативными происшествиями, некомпетентным руководством, её рейтинг среди лиц, ищущих работу, невысок. Каким бы привлекательным не было описание вакансии, откликов на неё не будет. Никто не хочет работать под руководством начальника-грубияна или в безответственном коллективе, который постоянно срывает сроки сдачи проектов. Кроме этого, соискатели ищут не просто работу, а место, гарантирующее карьерный рост.
3. Отсутствие гибкости руководства. Возможность работать удалённо помогла многим людям наладить баланс между работой и личной жизнью. Всё больше соискателей ищут вакансии, позволяющие работать из дома, а не отсиживать положенное время в офисе, тратя по несколько часов на поездку до офиса и обратно. Если руководство не спешит перестраивать работу фирмы и требует, чтобы сотруднике непременно работали, находясь в офисе, она станет непривлекательной для специалистов высокой квалификации.
4. Длительный процесс согласования и принятия решений. Низкий уровень автоматизации HR-отделов и компании в целом тормозит процессы поиска кадров, организацию встречи для собеседования, принятие решений. Бюрократические проволочки отталкивают претендентов, ведь вокруг есть десятки других вакансий, где ответ можно получить гораздо быстрее.
5. Отсутствие откликов на объявление. Здесь проблема может крыться в плохо составленном тексте, а также в ограниченном или неправильном подборе площадок для размещения. Невнятное описание требований, обязанностей, условий работы сделает объявление непривлекательным, никто не станет звонить в офис и уточнять детали. Никто также не откликнется, если рекрутёр будет искать специалиста с медицинским образованием на общей поисковой платформе или на площадках, где «тусуются» IT-инженеры.

Стратегии ускорения подбора

Составление профиля кандидата и его согласование с заказчиком

Приступая к поиску кандидата, HR-менеджер должен представлять, кого он ищет. Его задача – подобрать для конкретной должности специалиста, максимально отвечающего жёстким и мягким навыкам. При этом бальное соотношение hard и soft skills может разниться. Например, для технических сотрудников важнее жёсткие навыки, для персонала по работе с клиентами – мягкие. Все основные требования необходимо определить заранее. Что учитывать?

1. Какие повседневные задачи будет выполнять сотрудник?
2. Какие минимальные требования нужны для того, чтобы человек справлялся с повседневными обязанностями (образование, стаж, опыт)?
3. Какие качества были бы желательны?
4. Составьте список жёстких и мягких навыков.
5. Подумайте, какого карьерного роста может добиться сотрудник на данном месте.

Когда профиль готов, его надо согласовать с заказчиком (руководителем фирмы, отдела или проекта), для которого подбирается кандидатура. Заказчик может внести правки в соответствии с собственным видением.

Создание привлекательного описания

Хорошо составленный текст вакансии – это фильтр, который сразу отсеит неподходящие кандидатуры. Чтобы читатель понял, подходит ему вакансия или нет, её текст должен включать:

• наименование должности;
• заработную плату;
• описание организации;
• преимущества работы в фирме;
• возможности карьерного роста;
• перечень требований.

При составлении описания рекомендуется использовать универсальную модель AIDA:

• Attention — придумать яркий заголовок;
• Interest — описать ценностное предложение компании;
• Desire — карьерные перспективы и условия;
• Action — чёткий призыв к отклику.

В последнем пункте следует указать чёткие сроки окончания приёма откликов.

Выбор платформы для размещения

При найме возможны две ситуации, когда требуется:

• массовый набор персонала, например, для сезонных работ или операторов в колл-центр;
• узкий специалист.

Чтобы объявление заработало, оно должно размещаться в правильных местах, там, куда «заходят» специалисты нужной профессии. Например, если нужен узкий отраслевой специалист, не стоит размещать объявление на платформах для фрилансеров. Поиск лучше вести на профильных конференциях, форумах, встречах, где можно организовать личную встречу.

Для привлечения молодых специалистов, лучше обратиться к университетским и профессиональным базам данных. Хороших маркетологов, дизайнеров, менеджеров проектов можно найти на профессиональных страницах в Телеграмм.

Сегодня каждое профсообщество имеет свои платформы в интернете: IT-инженеры, финансисты, менеджеры. На этих площадках можно найти кадры высокой квалификации по любому направлению.

В правильно организованном кадровом отделе есть база данных всех кандидатов, которые когда либо обращались в фирму, но не прошли собеседование. Прежде чем выходить на внешний уровень, стоит использовать внутренний резерв. Возможно там уже есть кандидатуры, которые не подошли для одних должностей, но подходят для вновь открывшихся. Работа с внутренней базой:

• экономит время менеджера;
• снижает затраты на поиск кадров;
• позволяет выбирать из претендентов, которые уже показали свою заинтересованность работой в компании.

Во многих случаях для точечного поиска можно использовать соц.сети, поскольку они:

• охватывают пассивных кандидатов, которые не ищут работу активно, но ваше предложение может их заинтересовать;
• содержат информацию, изучая которую можно многое понять о человеке: его достижения, профессиональный уровень, стиль общения;
• позволяют связаться напрямую и обсудить перспективы сотрудничества.

Для массового набора сотрудников можно воспользоваться партнерскими программами, предложив бонус за каждого приведённого человека.

Современные технологии для ускоренного найма

Чтобы быстро закрыть вакансию, недостаточно просто найти людей, необходимо отработать все отклики, а их может быть несколько десятков или даже сотен. Автоматизация подбора кадров позволяет значительно ускорить рутинные процессы.

Внедрение ATS-системы, например CleverStaff, Potok, «Хантфлоу», позволяет автоматически отфильтровывать резюме, не подходящие по заданным параметрам. Алгоритм можно применять и при массовом наборе сотрудников с одинаковым набором навыков, и при более тонком поиске узких специалистов.

Если времени мало, а откликов много, для их скрининга можно воспользоваться виртуальным помощником на базе ИИ. Также для первичного отбора можно применить технологию чат-ботов. Это голосовые программы-роботы, которые могут по заданному сценарию провести первичное собеседование и собрать материал о соискателе и его навыках.

Видеоинтервью – ещё один инструмент, упрощающий жизнь рекрутёра, особенно при массовом наборе людей, например, стажёров. Кандидатам в прямом эфире диктуют базовые вопросы, а они тут же пишут ответы. Это экономит время для обеих сторон: одним не надо ехать в офис, другим – тратить рабочее время на встречи.

Систему One-Day Hiring (однодневного найма) применяют в конкурентной борьбе за таланты, когда надо максимально быстро принять решение о приёме специалиста (у которого есть несколько предложений) на работу. Процесс однодневного найма заключается в том, что все этапы собеседования, оценка результатов и решение о найме или отказе проводятся за один день. Инструмент применим не для всех специальностей, а также является стрессовым и для работодателя, и для кандидата.

Пошаговый план быстрого интервью за 30 минут

Стандартное время проведения собеседования – 60 минут. Оно включает:

• пятиминутное выступление для установления контакта, создания комфортной атмосферы (этот этап ещё называют icebreaker, т. е. «ломающий лёд»);
• следующие 20 минут отводятся для обсуждения опыта соискателя, его профессиональных навыков и достижений, карьерных целей;
• 10 минут на проверку практических навыков (тесты, решения задач);
• 10 минут на проверку гибких навыков;
• заключительная часть (15 минут), в ходе которой рекрутер рассказывает о компании, вакансии, отвечает на вопросы соискателя.

Однако опыт показывает, что часто 60 минут – это слишком много, поскольку уже через 30-40 минут становится очевидным, что кандидат не подходит. По этой причине многие рекрутёры разработали методику ускоренного интервьюирования. Блоки остаются неизменными, однако общее время сокращают до получаса. Структура беседы зависит от того, кто ведёт собеседование. Если рекрутёр, то после установления контакта он коротко презентует компанию, затем беседа переходит к проверке hard и soft skills. Если при беседе присутствует работодатель, то сначала изучают навыки, а к презентации переходят в конце, когда становиться понятно, что человек подходит на должность. Если же кандидат не подходит, презентацию не проводят. Такой подход позволяет избежать потери времени.

Чтобы уложиться в 30 минут, рекрутёру нужно максимально оптимизировать процесс, убрать всё лишнее, малоинформативное и сконцентрироваться на сути. Навыки скоростного собеседования надо отрабатывать. Для этого:

• оттачивайте скрипты, снижая время собеседования постепенно на 5-10 минут;
• доверяйте опыту: чем больше коротких интервью вы проведёте, тем яснее поймёте, какие именно вопросы помогают раскрыть суть, а от каких можно отказаться;
• используйте собственные фишки – любимые отработанные вопросы и приёмы;
• научитесь формулировать вопросы под каждого собеседника.

Приведём несколько вопросов для быстрого интервью, разбив их на целевые группы:

1. Базовые: Рассказ о себе. Предложите соискателю рассказать о себе исключительно в контексте предлагаемой вакансии (образование, опыт, достижения, которые могут пригодиться). Вопросы об ожиданиях:
   • на какую зарплату рассчитывает;
   • какой график хотел бы: гибкий, жёсткий, удалённую работу;
   • когда думает приступить к трудовым обязанностям.
2. Вопросы про достижения и опыт. Они должны помочь оценить масштаб личности, его способность мыслить, излагать мысли лаконично, но информативно, дать возможность понять, справится ли претендент с производственными задачами. Попросите собеседника коротко рассказать о своих наиболее значимых успехах. Уточняющие вопросы об опыте, применимом к вакансии:
   • в каких проектах участвовал;
   • какие задачи решал;
   • какой бюджет имел проект;
   • сколько человек было в команде;
   • за какое звено в проекте отвечал;
   • какими программами владеет.
3. Вопросы-кейсы для проверки hard skills. Здесь надо предложить задачу для решения. Если это дизайн, он должен что-то набросать, если программист, то написать код или выполнить иное техзадание. Если собеседование проводится с менеджером по продажам, то ему надо предложить ситуацию, приближенную к настоящей, и попросить её разрешить.
4. Вопросы на проверку мотивации. Например:
   • почему вы ищете работу в данный момент?
   • почему ушли с предыдущего места?
   • чего ожидаете от работы в нашей компании?
   • какую должность хотели бы занять в будущем?

Оценивать собеседника надо не только по ответам, но также по:

• манере говорить и держаться;
• умению излагать мысли;
• навыку просто говорить о сложном;
• умению презентовать себя;
• манере вести диалог.

Что должно насторожить?

• излишняя самоуверенность (говорит о склонности переоценивать собственные силы);
• склонность спорить, не соглашаться (если человек проявил это на первом собеседовании, то точно так же станет вести себя в коллективе);
• плохие отзывы о предыдущем месте работы и коллегах;
• отсутствие вопросов (показывает низкую мотивацию);
• слишком сильное волнение (значит, не устойчив к стрессам).

Роль HR-аналитики в оптимизации найма

HR-аналитика – это важная часть работы кадровой службы в любой организации. Она позволяет:

• анализировать эффективность различных каналов привлечения кадров;
• снизить текучесть кадров;
• выявлять проблемные звенья в процессе найма;
• сократить затраты на поиск и привлечение новых сотрудников;
• повысить скорость закрытия вакансий;
• оценивать работу рекрутёров, определяя самые эффективные стратегии;
• повысить качество отбора, выявляя, на каких этапах собеседования самый большой отсев;
• прогнозировать риски увольнения сотрудников;
• измерять уровень вовлечённости персонала и его удовлетворенности.

В совокупности аналитические исследования, проводимые маркетинговыми службами, значительно повышают эффективность подбора персонала, способствуют его удержанию. Кроме этого, они помогают повышать продуктивность и улучшать атмосферу в организации.

Заключение

Чтобы понять, почему вакансия долго остаётся открытой и как её закрыть, надо выявить причины этого и устранить их. Чаще всего предложение о найме «зависает», если:

• плохо (размыто) составленное описание не привлекает соискателей;
• объявление остаётся незаметным для потенциальных кадров, потому что размещено не на тех площадках;
• условия, предлагаемые компанией, не соответствуют запросам и ожиданиям потенциальных работников.

Однако проблемы могут возникнуть и на следующем этапе, когда откликов много, но кадровый отдел не успевает их своевременно обрабатывать, затягивае с ответом. В результате претенденты уходят. Такие коллизии происходят на предприятиях со слабой автоматизацией HR-служб, где кадровики большую часть рутины вынуждены делать вручную.

Внедрение автоматических средств для обработки резюме, их сортировки, проведения первичного скрининга, других аналитических действий, а также применение технологии ускоренного интервью помогут:

• оптимизировать процесс найма;
• снизить финансовые затраты;
• быстро закрывать вакансии;
• повысить качество отбора кандидатов.