Что такое воронка найма для HR и зачем она нужна?

При трудоустройстве кандидаты проходят несколько важных этапов от первых контактов до выхода на работу. В HR воронка найма помогает систематизировать подбор персонала с целью обеспечения его прозрачности и эффективности.

Что такое воронка подбора персонала

При приеме на работу потенциальный сотрудник проходит несколько этапов: от ознакомления с вакансией до адаптации в новом коллективе. Воронка найма для HR – это последовательность ступеней подбора персонала. Термин заимствован из маркетинга, где воронка продаж описывает путь потенциального клиента от знакомства с продуктом до покупки. Основная цель – это повышение эффективности найма. Эта модель позволяет HR-менеджеру видеть полную картину, выявлять узкие места, а также оптимизировать каждую ступень.

В зависимости от специфики отрасли, воронка кандидатов в HR может быть универсальной или отраслевой. Рассмотрим подробнее каждую из них.

1. Универсальная модель включает базовые ступени, характерные для любого найма: привлечение кандидатов, первоначальный отбор, собеседования, оценку, предложение о работе, оформление, адаптацию.
2. Отраслевая модель учитывает специфику определенной отрасли. Она может включать дополнительные этапы или фокусироваться на определенных аспектах: фармацевтика, биотехнологии, сфера IT, производство, инженерия, ритейл, торговля.

Универсальная воронка кандидатов для HR обеспечивает стандартизацию найма. Отраслевая модель позволяет подобрать сотрудников, соответствующих потребностям работодателя.

Для чего нужна воронка подбора

Рассмотрим, как именно модель способствует систематизации и прозрачности:

1. Она позволяет HR-менеджерам, а также руководству понимать, на какой стадии находится нанимаемый персонал, какие действия необходимо предпринять дальше. Это помогает избежать путаницы.
2. Ее применение необходимо для стандартизации найма, что особенно важно в крупных компаниях. Все кандидаты проходят одинаковые ступени, это гарантирует объективность, а также справедливость.
3. С ее помощью можно анализировать конверсию на каждом этапе, выявлять узкие места, принимать меры по их устранению.
4. Менеджеры, а также руководители могут контролировать найм, видеть прогресс на каждой ступени, принимать решения о дальнейших действиях.
5. Воронка обеспечивает прозрачность для потенциальных работников, которые понимают: какие действия необходимо предпринять дальше. Это повышает удовлетворенность потенциальных сотрудников, что снижает риск недопонимания.

Частично модель можно использовать в прогнозировании потребностей в кадрах. Хотя это является отдельной задачей, которая требует анализа внутренних, а также внешних факторов, таких как:

• текущие и будущие проекты;
• ожидаемые увольнения;
• возможные изменения в бизнесе.

Как HR-воронка подбора персонала может помочь в прогнозировании:

1. Анализ данных о прошлых наймах может показать: сколько человек необходимо привлечь для закрытия вакансии.
2. Информация о продолжительности найма может помочь спланировать сроки его начала.
3. Модель выявляет узкие места, что позволяет скорректировать стратегию привлечения новых людей.

Этот мощный инструмент помогает оптимизировать затраты (времени, денег, ресурсов). Он позволяет другим отделам видеть, на какой ступени находится найм. Это помогает руководителям разных департаментов понимать, когда ожидать новых сотрудников, а также планировать свою работу соответствующим образом.

Рассмотрим, как модель может быть полезна для разных типов бизнеса:

1. Крупные компании: четкое разделение ступеней (особенно важно для организаций с большим объемом вакансий), стандартизация (гарантирует объективность в найме), анализ (выявление узких мест, принятие мер по их устранению).
2. Средние компании: контроль (возможность видеть прогресс на каждой стадии, чтобы принимать решения о дальнейших действиях), прозрачность, снижение затрат.
3. Мелкие компании: простота использования, повышение качества и скорости.

Таким образом, инструмент помогает улучшить найм для разных типов бизнеса, обеспечивая его эффективность.

Виды рекрутинговых воронок

В зависимости от специфики отрасли, модель может быть разной. Классическая модель включает базовые ступени:

• привлечение персонала;
• первоначальный отбор;
• собеседования, оценка;
• предложение о работе;
• оформление, адаптация.

Классическая модель – это универсальный инструмент, предполагающий поиск от широкой базы к конкретному сотруднику.

Обратная воронка рекрутинга предполагает анализ потребностей компании. В отличие от классической модели, где поток движется от привлечения кандидатов к закрытию вакансии, она движется от потребностей компании к поиску подходящих специалистов.

Фактическая модель отражает реальные данные о процессе подбора. Инструмент показывает, сколько человек прошло каждый этап и сколько из них дошло до финала. Плановая воронка отражает желаемое состояние процесса подбора. Она позволяет определить: сколько кандидатов должно пройти каждый этап, чтобы достичь заданных целей.

Этапы воронки подбора

Как выстроить воронку подбора:

1. Привлечение кандидатов: размещение вакансий на job-платформах, в социальных сетях, участие в карьерных мероприятиях, использование рекомендаций сотрудников.
2. Первоначальный отбор: рассылка приглашений на собеседование, предварительное анкетирование, просмотр резюме.
3. Собеседования и оценка: проведение личных или телефонных интервью, тестирование профессиональных навыков, технические проверки.
4. Предложение о работе: подготовка оффера, обсуждение условий работы, переговоры по зарплате и компенсационным пакетам.
5. Оформление сотрудника, его адаптация на новом месте: ознакомление с корпоративной культурой, обучение.
6. Прохождение испытательного срока, в течение которого работодатель оценивает пригодность работника для выполнения порученной ему трудовой функции.

Согласно статье 70 ТК РФ, продолжительность испытательного срока не может превышать:

• 3 месяцев для обычных работников;
• 6 месяцев для руководителей организаций, заместителей руководителей, главных бухгалтеров, их заместителей.

Исключение составляют случаи, когда сотрудник принят на работу на срок до 6 месяцев. Тогда испытательный срок не может превышать 14 дней.

Как построить воронку подбора

Разберемся, как выстроить воронку найма для систематизации и повышения прозрачности процесса:

1. Определение целей и эффективных каналов: это может быть закрытие вакансий, поиск талантов или развитие кадрового резерва. Группировка вакансий с учетом потребностей компании и специфики ее деятельности.
2. Создание этапов: привлечение кандидатов, первоначальный отбор, собеседования и оценка, предложение о работе, официальное оформление нового сотрудника, ознакомление с корпоративной культурой и рабочими процессами.
3. Установите KPI: количество привлеченного персонала, процент кандидатов, прошедших каждый этап, среднее время закрытия вакансии.
4. Анализ воронки рекрутинга помогает выявить узкие места, а также вовремя принять меры по их устранению. Данные анализа нужно использовать для постоянного улучшения процесса подбора. Вносите изменения в воронку, экспериментируйте с новыми методами и инструментами.

Для упрощения процесса подбора создайте таблицу в Excel, где каждая строка будет представлять кандидата, а столбцы – этапы. Также для этих целей можно использовать ATS-систему, позволяющую автоматически отслеживать потенциальных сотрудников на каждом этапе. Регулярные отчёты о проделанной работе и достигнутых результатах нужно предоставлять руководству компании. Это поможет руководителям отслеживать прогресс и принимать решения о дальнейшем сотрудничестве.

Строя воронку во время подбора, вы получаете полное представление о процессе. Это позволяет видеть, на каком этапе находится кандидат, и какие действия необходимо предпринять дальше.

Метрики и показатели эффективности воронки

Конверсия – это соотношение количества потенциальных сотрудников, перешедших на следующий этап, к их количеству на предыдущем этапе. Рассмотрим, как рассчитать конверсию на каждом этапе, и какие показатели считаются нормальными.

Первоначальный отбор:

Формула:

Конверсия= V кандидатов, прошедших первоначальный отбор/V привлеченных кандидатов×100%

Нормативный показатель: ~30-50%

Собеседование → Предложение о работе:

Формула:

Конверсия= V человек, получивших предложение о работе/V человек, прошедших собеседование×100%

Нормативный показатель: ~30-50%

Предложение о работе → Прием на работу

Формула:

Конверсия= V человек, вышедших на работу/V человек, получивших предложение о работе×100%

Нормативный показатель: ~70-90%

Пример расчета:

Конверсия (Предложение о работе → Прием на работу)=2/4*100%=50%

Расчет конверсии на каждом этапе позволяет оценить эффективность процесса подбора персонала и выявить узкие места, требующие улучшения.

Отношение количества кандидатов, прошедших финальный этап, к общему количеству людей, привлеченных на начальной стадии подбора, называют общей конверсией.

Длительность подбора персонала – это время, необходимое для полного прохождения кандидатом всех этапов от начала поиска до официального выхода на работу. Оно зависит от множества факторов: конкурентности рынка, точности описания вакансии, эффективности поиска, организации процесса собеседований.

Стоимость найма одного сотрудника – это совокупность всех расходов, понесенных компанией на поиск, подбор и адаптацию нового работника. Какие составляющие входят в эту стоимость: прямые расходы (абонентская плата за использование специализированных платформ для поиска кандидатов, реклама,  хэдхантинг), косвенные расходы (затраты времени сотрудников HR-службы и линейных руководителей на подбор, тренинги и обучение).

Качество найма определяется такими факторами, как удержание и успешность на испытательном сроке.

Как анализировать воронку: типичные проблемы на этапах

Рассмотрим, как анализировать воронку, и какие типичные проблемы могут возникать в процессе найма:

Инструменты и подходы для автоматизации и улучшения

Excel vs. профессиональный софт (ATS, CRM-системы): рассмотрим преимущества каждого инструмента.

Преимущества визуализации процессов через систему Kanban:

• наглядность: можно видеть текущее состояние задач;
• минималистичный подход обеспечивает легкость понимания;
• возможность отслеживать движение задач по этапам.

Пример применения методологии управления проектами Agile в рекрутинге:

• цель: привлечение директора департамента по продажам;
• первый этап – поиск кандидатов, второй – собеседования, третий – предложение о работе;
• после каждого этапа запрашиваете обратную связь от команды и кандидатов;
• на основе обратной связи вносите изменения в процесс подбора.

Чат-боты, голосовые роботы помогают автоматизировать процесс подбора персонала, улучшить взаимодействие с потенциальными работниками. Их можно использовать на всех этапах рекрутинга. Для повышения эффективности процесса важно проводить регулярный пересмотр воронки.

Как улучшить эффективность воронки

Анализ каналов и их конверсии позволяет понять, какие каналы работают лучше всего, и какие из них приносят больше целевых кандидатов. Для повышения эффективности процесса по мере необходимости проводят корректировку портрета кандидата. Это процесс уточнения и дополнения описания идеального сотрудника, который соответствует требованиям компании.

Мониторинг рынка труда позволяет компании адаптировать свои предложения и оставаться конкурентоспособными.

Сокращение лишних этапов в процессе подбора персонала – это важный шаг, который позволяет ускорить процесс. Для оптимизации можно использовать специализированные инструменты для оценки кандидатов, либо создать удобную форму подачи резюме.

Универсальной схемы нет: модель нужно адаптировать под каждую позицию. Анализ и улучшение модели найма – непрерывный процесс. Грамотная воронка подбора для HR – ключ к быстрым, качественным, а также экономичным наймам.